关于固定资产投资项目档案管理工作的体会与思

  关于固定资产投资项目档案管理工作的体会与思考

   文/ 北京航天试验技术研究所刘曼

   【摘要】本文从一位固定资产投资项目档案人员的视角出发,阐述了固定资产投资项目档案的特点及当前档案管理工作中存在的问题,结合自己在实际工作中的体会,提出了更好地做好固定资产投资项目档案管理工作的想法与建议。

   教育期刊网 http://www.jyqkw.com关键词固定资产投资; 项目档案;档案管理

   近年来,笔者所在的北京某研究所为了拓展科研生产业务领域,提升本所科研生产能力和水平,加大了固定资产投资项目建设。新建、扩建和改建了许多科研、生产基地,由此产生了大量的固定资产投资项目档案。如何做好固定资产投资项目档案管理工作,笔者谈几点实际工作中的体会与思考。

   一、固定资产投资项目档案的特点

   要想做好固定资产投资项目档案管理工作,首先应该了解它的特点。与其它类型的档案相比,固定资产投资项目档案主要具有以下几个特点:

   ( 一) 档案数量大、门类多。一个固定资产投资项目在建设过程中往往会涉及多个单位和部门。外部涉及项目的设计单位、施工单位、监理单位、上级主管部门等,内部则会涉及计划、基建、设备管理、财务及生产科研等多个部门。因此工程期间,产生的文件既有管理性文件又有专业技术性文件,既包括建设工程项目档案又包括财会档案、仪器设备档案、声像档案、电子档案等。这就形成了固定资产投资档案数量大、门类多的特点。

   ( 二) 资料收集过程相对复杂。通常一个固定资产投资项目的建设内容繁多而且建设周期长,因此在项目建设过程中经常会发生人员变动,材料交接不清楚、不完整的情况,这样就给固定资产投资项目的档案收集工作带来了一定的困难。此外,建设人员并非专业的档案人员,对材料收集的重视度有限,再加上业务水平不一,收集材料的范围以及质量上也会出现偏差,这也是造成固定资产投资项目档案收集过程相对复杂的重要原因。

   ( 三) 档案管理工作难度相对较高。由于项目建设期间形成的文件资料数量多且门类繁杂,因此要针对项目档案不同的形成规律采取相应的管理方法和措施,以适应其多样性的特点,这就无形中增加了档案管理工作的难度;同时,项目建设参建单位不止一个,且各自完成的工作类型、内容均不相同,他们对项目文件资料的编制、收集和整理上往往存在着不同的标准,这就造成在进行文件资料移交时整理标准多样,给项目档案管理工作带来了不少困难。

   二、固定资产投资项目档案管理中存在的主要问题

   ( 一) 各方面对项目档案缺乏足够的重视。由于项目档案不直接产生经济效益,因此部分单位领导对项目档案的重要性缺乏必要的了解,从而对项目档案管理工作重视不够,且组织不得力,责任不落实。而项目管理人员和建设人员中也存在着轻视项目档案,认为项目档案可有可无的思想,反映在行动中就是忽视项目建设过程中所产生文件资料的审查、收集和归档工作,使项目档案的完整性、准确性及系统性受到不同程度的破坏。

   ( 二) 档案管理人员素质参差不齐,且缺乏系统性的学习和培养。以笔者所在的某研究所为例,6 名档案管理人员中,有的从事档案管理工作已十数年,而有的仅数月而已。在对项目档案进行管理的过程中,有的档案人员缺乏对项目的了解,仅凭经验办事,有的虽然很快对项目进行了全面的了解,但面对复杂的项目档案时却因缺乏相应的档案管理知识和经验而无从下手。由于人员少、兼职多、工作量大再加上档案培训工作往往不被重视,档案人员每天只能忙于事务性工作,缺乏系统性的学习和培训,使从事项目档案工作人员的整体素质和专业能力与项目建设的高速发展不相适应,从而使档案管理工作处于被动状态。

   ( 三) 项目档案工作相对滞后。针对固定资产投资项目档案数量大、门类多、收集过程相对复杂等特点,项目档案有具体的组织管理、归档范围、整理规范以及保管要求。由于分工的原因,项目档案的形成和运转分散在各业务部门和参建单位,而项目管理部门对档案管理知之甚少,常常是等到工程项目要竣工验收,提到项目档案验收环节了,才知道项目档案还有这些要求,这就会造成工作被动并且大量积压,对档案的收集也往往会出现漏项等问题,再加上在建设周期很长的情况下,难免会有相关人员变动、工作交接不畅等现象,这些都会给档案工作增加一定的难度和复杂度。

   三、如何做好固定资产投资项目的档案管理工作

   ( 一) 提高对项目档案工作的重视度,建立健全项目档案管理的规章制度。固定资产投资项目的档案工作不同于项目的其它工作,仅靠档案管理部门或项目管理部门少数几个人的力量是不够的,只有全员充分认识到项目档案的重要性并且全员参与到档案工作中,才能有效地保证档案的完整和准确。做好项目档案工作,必须使项目档案管理的全过程有法可依、有章可循,除了以国家相关法令、法规为准绳以外,仍需建立健全项目档案工作的各项规章制度,明确项目档案归口管理部门,建立项目档案工作人员网络体系,明确工作责任,实行项目档案工作责任制及考核机制,定期对项目人员规章制度落实情况、归档完成情况等进行检查、控制和考核。

   ( 二) 加强学习与交流,提高项目档案人员的业务水平。固定资产投资项目档案是各种档案中最复杂、最具系统性的档案,要想确保它的完整性、准确性以及系统性,对项目档案人员的业务水平具有较高的要求,必须同时具备档案管理、联系协调、档案信息化、档案宣传等多种能力。除了档案管理部门应定期对项目档案人员进行系统的专业知识培训和教育以外,档案人员也需加强自主学习能力,主动提高自身业务水平,在整个项目建设过程中,应积极与项目管理人员、建设人员进行相互交流与学习,了解和熟悉项目建设内容,掌握项目建设进程,有的放矢地开展归档工作,从而达到提高项目档案的质量及整体水平的目的。

   ( 三) 项目档案管理工作必须提前介入,与项目建设工作同步开展。针对固定资产投资项目档案管理工作滞后于项目建设工作的现状,建设单位的档案部门应转变工作方式,提前介入项目档案的收集、整理工作,根据项目具体情况有针对性地制订相关的规章制度、归档范围及要求;及时跟踪项目建设进度,档案管理工作与项目实施工作同步开展;对项目管理人员、建设人员的档案工作实时进行业务指导和培训。力争在整个项目建设过程中做到“四同步”:即下达项目计划任务与提出项目归档要求同步;检查项目计划进度与检查项目档案资料收集情况同步;验收、检定项目成果与验收检定项目归档情况同步;项目总结与项目归档资料齐备同步。

   四、结束语

   固定资产投资项目档案既是项目建设的真实历史记录,也是项目建设和竣工验收的前提和保证。做好项目档案的收集、整理工作,对于项目投产后运行、维修、管理、改扩建等工作都起着十分重要的作用。因此,各企业档案部门应适时地转变思想和工作方式,结合项目建设特点,探索出一条既与项目建设特点相适应,又适合本单位实际情况的固定资产投资项目档案管理方法,使项目档案这一无形资产的效用最大化,更好地服务于项目建设。

   教育期刊网 http://www.jyqkw.com参考文献:

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