浅析电力企业档案管理工作现状及优化对策

  浅析电力企业档案管理工作现状及优化对策

   陈晓娟 国网山西省电力公司技能培训中心

   摘要:目前,电力企业的档案管理存在着很多不完善的地方,影响着电力企业档案管理的质量水平和企业本身的自我发展。档案的管理工作加强、优化迫在眉睫。

   教育期刊网 http://www.jyqkw.com关键词:电力企业 档案管理 现状 优化

   一、电力企业档案管理的决定性作用和现状

   在经济社会飞速发展的现在,电力企业已经成为人民的日常生活中不可或缺的一部分。但现阶段电力企业的档案管理因为客户信息收集的不全面和不及时,缺乏专业的档案管理系统和有效的管理制度,方法,以及档案管理人员的不负责任等另档案管理失去了原本的应用价值。

   二、电力企业档案管理存在问题的分析

   1.档案信息的收集不全面和保存不完整。在档案管理中信息收集不全面、不及时是企业的档案管理中最基本的问题。档案信息的采集到信息的入库保存应由档案管理人员全方位负责。可有的电力企业管理人员在信息收集过程中仍遗留一些问题点。部分电力企业选择纸质和电子版相融合的档案信息记录,有的企业人员和外来人员随意抽取公司档案信息,更有甚者在已有的纸质档案信息中乱涂乱改。当前,企业也只采用文字和数字的集合,没有采用多媒体的收集方式,不能保证档案信息的真实性和完整性,

   2.专业的档案管理体系不完善。目前,部分电力企业仍在使用纸质的档案,档案管理室比较简陋,没有专业的管理人员,更有部分电力企业根本就没有设立相应的档案库。个别电力企业的档案管理人员随时的调动,更有甚者一兼多职,没有好好遵守《中华人民共和国档案法》,没有严格按照企业本身的制度,完全不能保证档案信息的安全性和准确性,更不能促使企业的发展。

   3.缺乏完善、专业的管理制度。部分电力企业高层领导对档案的管理不重视,企业不能提出并实施一套完整的管理制度,管理人员不能落实管理制度是现阶段电力企业出现的严重性问题。现在社会上,经济在迅速发展,在电力企业方面不能预料到未来的形势变化,保留完整的企业档案对电力企业的隐形发展起着关键性作用,而档案的不完善就会使企业错失部分良机,影响着电力企业的成长和发展。

   三、电力企业档案管理的优化

   1.提高管理人员各方面素质和领导人员的重视。在电力企业的档案妥善管理过程中,高层领导的重视起着决定性作用。电力企业的领导重视应该落实到位,不应只口头阐述,批评。更应推行一系列的监管制度,加强对电力企业的档案管理人员的监管和知道,并对其进行相应的培训。电力企业的档案管理人员更应重视自己的工作,不随便的更改自己的岗位,提高自己的岗位素质,尽职尽责,培养员工的法律意识,加强对档案管理员工的专业知识介绍和培训,更加注重电力企业档案管理员工使用计算机的情况,让电力企业能迅速跟应时代的潮流,在飞速发展的社会中能一直稳住根基并快速发展。

   2.强化管理体系,增强管理制度。在电力企业的管理过程中应该出现一套新的管理体系,明确档案信息采集过程的流程和注意事项。电力企业内部实行统一的搜集档案信息工具,统一的上报工作,由此来确保收集到的档案信息的质量。强化档案管理人员的法律意识,在档案管理人员离职时做好交接工作,并且保证不透漏公司内部的档案信息,做好档案信息的安全工作。电力企业也应该严格遵守《中华人民共和国档案法》制定公司自己的相应制度,一定要保证企业自身档案信息的完整性和真实性。现在市场上出现了一些专门负责档案管理的公司,但是部分这样的公司却不能保证档案信息的严密性,让电力企业损失惨重,让企业得不偿失,这就更应强化公司自身的档案管理体系。

   3.全面收集档案信息并及时保存,充分利用。全球信息化,信息的海量促使着电力企业对档案信息管理的改革及其推进。国网重庆市电力公司办公室文档处和重庆市档案局一行3人对公司档案管理进行了预验收,验收组人员现场查看了公司的档案信息进行一系列的检验,给予了肯定。这就表现出了档案信息保留的完整性和信息性,利于电力企业的发展。档案的保存过程中应把原来的纸质手录变化为现在的电子档案,档案库也不应是的单一的房间,慢慢的变成多媒体形式,并且全球链接,让电力档案信息更加全面和安全,更能促进电力企业的信息收集和保存利用,在档案收集过程中,不能单单的收集文字和数字,更要注重“有声有色”。让档案信息精彩起来,活起来。收集完整后不能一味的放在那里,要学会全面的利用档案信息,部分企业只单纯的记录档案信息,然后就一直让它“沉睡”,没有达到预期的效果,在电力企业的管理过程中充分利用档案信息,这样更能促进电力企业在社会上的发展和处于领先地位。

   总之,档案信息在电力企业的整个成长过程中起着举足轻重的作用,根据以往的档案信息分析可以让电力企业立足于时代的前端,对电力企业各方面发展起着很大的作用。

   教育期刊网 http://www.jyqkw.com参考文献

   [1]昊玉蛛.电力企业档案服务创新的思考[J].云南电业,2007(7)

   [ 2 ]王雅琴.电力企业档案管理:问题、成因与对策[ J ] .现代企业教育,2011(9)

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